Kategoriplan for kirurgiske produkter

1

Obligatorisk kategorisering i henhold til nasjonal kategoristruktur og registrering av produksjonsland, by og stat/region for alle produkter i nasjonalt produktregister. Dette vil kunne bidra til å overvåke risiko for potensiell svikt i produksjon og levering.

2

Vurdere kritikalitet for avtaleprodukter. Forvaltes og vedlikeholdes av Sykehusinnkjøp som del av nasjonal kategoristruktur. Dette vil gi føringer for hvordan en eventuell leveringssvikt skal håndteres.

3

Kartlegge om det er avtaleprodukter som har risiko for å forsvinne fra det norske markedet som konsekvens av MDR. Dette vil avdekke eventuelt behov for erstatningsprodukter, eller alternative produkter og løsninger inn på markedet.

4

Videreutvikle metodikk til sårbarhetsvurdering for svikt i vareforsyning. Forvaltes og vedlikeholdes av Sykehusinnkjøp. Utvikles i samarbeid med helseregionene.

5

Kartlegge og registrere opprinnelsessted for komponenter og råvarer i sammensatte avtaleprodukter. Vil kunne gi økt oversikt over potensiell risiko i forsyningskjeden.

1

Øke andelen av sortiment innen kirurgiske produkter som leveres via regionale forsyningsløsninger. Dette vil legge til rette for bufferlager og avdelingspakkelogistikk, samt redusere antall små forsendelser fra leverandørene.

2

Strategisk oppfølging av leverandører på tvers av helseregioner med fokus på forsyningssikkerhet basert på kritikalitet- og sårbarhetsvurderinger.

3

Forbedre prognoser for estimert forbruk i anskaffelser, gjennom systemstøtte og hensyn til utvikling i behandlingsmønster. Dette vil styrke forutsigbarhet for leverandører og logistikk.

4

Etablere oversikt over lagernivå av kritiske produkter, for eventuell fordeling på tvers av sykehus og helseregioner ved mangelsituasjoner.

5

Bruke faste avrop eller kjøpsavtaler på egnede produktgrupper for å forplikte kjøpsvolum. Dette vil kunne øke forutsigbarhet for leverandører, sikre levering og redusere priser.

1

Dele innkjøpsvolum mellom leverandører der det er hensiktsmessig for å:

• Dekke behov (for eksempel for ulike fagdisipliner og inngrep)
• Opprettholde konkurranse og dynamikk i markedet, og unngå monopoldannelse.
• Redusere risiko for leveringssvikt

2

Ved tildeling til én leverandør velges det forhåndsgodkjente erstatningsprodukter som skal kunne erstatte tildelt produkt ved forsyningssvikt for å kunne forenkle og effektivisere restsituasjoner.

3

Koordinere anskaffelser lokalt, regionalt og nasjonalt for identifisering av mulige risikoer og vurdere risikoreduserende tiltak (for eksempel ved risiko for monopoldannelse).

1

Utarbeide felles bestemmelser for konsignasjonslager og utlån av instrumenter på tvers av helseregionene. Dette vil forenkle forståelse og oppfølging av konsignasjonslager.

2

Utarbeide kostnadsbilde for konsignasjonslager og mulige alternative løsninger. Dette kan danne grunnlag for vurdering av om det er ønskelig for sykehusene å benytte konsignasjonslager, og eventuelt på hvilke produktområder.

3

Ta i bruk digitale løsninger for konsignasjonslager, for å redusere manuelt arbeid med bestilling og lageroversikt.

1

Tilpasse og videreutvikle felles anskaffelsesdokumenter for kategorien:

• Utarbeide og bruke rammeavtale med felles betingelser og anbefalinger innenfor kategorien med blant annet felles prisjusteringsbetingelser tilpasset markedssituasjonen.
• Videreutvikle maler for prisskjema, kravspesifikasjon og evalueringsskjemaer tilpasset kategorien.

2

Standardisere krav på produkter (database/kravbibliotek) for å møte leverandørmarkedet mer enhetlig og effektivisere prosessene. Revideres basert på erfaringer fra gjennomførte anskaffelser, innspill og endringer i markedet.

1

Etablere faste faglige nettverk i alle helseregioner basert på innkjøpsgruppene, der dette ikke allerede er etablert. Dette kan sikre god faglig forankring og kontinuitet i arbeidet med anskaffelser og bidra til økt standardisering. De faglige nettverkene kan være en arena for presentasjon av nye produkter og løsninger i markedet og bidra til å fremme nye og innovative løsninger gjennom koordinerte vurderinger og eventuell utprøving.

2

Publisere en kategoribasert anskaffelsesplan på Sykehusinnkjøp sine nettsider. Dette kan bidra til økt konkurranse på fremtidige anskaffelser.

3

Etablere faste faglige nasjonale nettverk for produktområder som kun omfatter universitetssykehus.

1

Proaktiv dialog og utprøving av nye produkter og løsninger som vurderes å kunne gi merverdi vil kunne stimulere til økt konkurranse, fremme innovasjon, samt kartlegge og ivareta muligheter innen samfunnsansvar.

2

Avdekke områder med lav konkurranse. Proaktivt arbeide med markedet for å stimulere til økt konkurranse og at Norge er et attraktivt marked for eksisterende og nye leverandører.

1

Øke bruk av funksjonsbeskrivelser og behovsdefinisjoner i anskaffelser. Dette vil kunne åpne for tilbud av nye, innovative løsninger.

2

Opparbeide og videreutvikle kjennskap til utvikling i markedet. For eksempel markedskrefter, kostnadsdrivere og nye aktører. Dette kan bidra til å jobbe med markedet for å oppnå økt konkurranse, utvikling, innovasjon og bedre betingelser.

3

Utvikle metode for helhetlig kostnadsevaluering utover pris pr stk. for produkter. Dette kan fremme utvikling av innovative produkter og løsninger som bidrar til:

• Bedre pasientbehandling
• Mer effektiv ressursbruk
• Reduserte totalkostnader
• Mer miljøvennlige løsninger

4

Proaktiv avtaleforvaltning med kontrakter som åpner for innovasjon og utvikling i avtaleperioden.

5

Proaktivt samarbeid med leverandører for å fremme utvikling og innovasjon.

6

Samarbeid med og bidra til oppfølging av beslutninger fra Nye Metoder innen kategorien.

1

Fastsette riktig anskaffelsesnivå (lokal, regional, flerregional eller nasjonal) for alle anbudspakker. Nasjonal kategoristruktur berikes med informasjonen og revideres ved behov.

2

Kartlegge avtalelojalitet, avtaledekning og bruk av parallelle rammeavtaler for å identifisere innsatsområder og bidra til å realisere gevinster for sykehusene.

3

Sikre tilstrekkelig sortiment og redusert variasjon i sortiment gjennom avtaledekning.

4

Styrke implementering av avtaler.

1

Proaktivt samarbeid med sentrale leverandører, minimum gjennom årlige møter med avtaleforvaltning. Møtene bør inkludere informasjon og spørsmål om utfasingslisten og miljøskjema, klimamål, miljøledelse og aktsomhetsvurderinger.

2

Utarbeide krav til sirkularitet som kan anvendes for å bevege spesialisthelsetjenesten over i en sirkulær økonomi.

3

Kontinuerlig vurdere behov for revisjon av produksjonssteder: Vurdere et årlig besøk på produksjonssteder med høy risiko for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter, samt miljø- og klimautfordringer.

4

Følge opp dialog med Helse- og omsorgsdepartementet og Direktoratet for medisinske produkter om vurdering av nasjonale unntak fra MDR**, med tanke på reprosessering av medisinsk utstyr, krav om individuell og steril forpakning samt universell sporing.

5

Nedsette en arbeidsgruppe som kartlegger forskjeller i bruk av kirurgiske produkter og operasjonsutstyr på ulike sykehus. Arbeidet skal resultere i anbefalinger for å redusere forbruk og skape større grad av sirkularitet og enhetlig praksis.

1

Hensynta risiko i produksjonslinjen i anskaffelser basert på kartlagte produksjonsland innen anbudspakker.

2

Aktivt bruk av produksjonssted for produkter, komponenter og råvarer. Dette vil kunne avdekke risiko i forhold til etisk forsvarlig leverandørkjede.

1

Kartlegge andel av helse- og miljøskadelige stoffer i eksisterende avtaleprodukter, for oversikt over nåsituasjon (baseline) og planlegge måloppnåelse.

2

Samarbeide med markedet om utvikling av mer miljø- og klimavennlige produkter. Dette vil bidra til bedre grunnlag for sirkularitet, samt å nå målet om at 75 % av avtaleproduktene skal være uten helse- og miljøskadelige stoffer innen 2030.

3

Benytte krav om sertifisert miljøledelse hos leverandører og produsenter (som ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn) i aktuelle anskaffelser.

4

Samarbeide med markedet for å redusere avfall gjennom reduksjon av emballasje.

5

Utarbeide plan for mer sirkulære produkter i samarbeid med markedet. Produkter skal i økende grad bestå av råvarer/bestanddeler som kan inngå i et kretsløp, og ikke sendes til deponi eller forbrenning.