For delområde 1,2 og 3 samt 4.2 er det inngått parallelle rammeavtaler med flere leverandører. Ved kjøp skal førsteprioritetsleverandør velges. Det følger av rammeavtalens pkt. «2.1 Avrop» at unntak fra rangeringen kan gjøres i følgende tilfeller:
- Dersom den enkelte pasients behandlingsbehov tilsier det. Dette bestemmes og dokumenteres av foreskrivende fysioterapeut.
- Dersom øverst rangerte leverandør etter forespørsel ikke kan levere utstyret eller ikke kan levere innen avtalefestet tid. Avrop skal da gjøres fra den høyest rangerte leverandør som kan levere.
Rutiner for bruk av avtalen
Avtalen «Utstyr for lymfødembehandling» (kompresjonsplagg) inneholder fem delområder med opptil fire ulike rangerte produktsortiment for hver av delområdene. Formålet med avtalestrukturen er behovet for stor valgfrihet for å ivareta brukernes/pasientenes behov, samtidig som leverandørene har en viss forutsigbarhet når det gjelder at rangeringen blir fulgt om mulig. Bruken av avtalen og valg av rangerte produkter er regulert gjennom punkt 2.1 «Avrop».
Rammeavtalen gir en stor grad av fleksibilitet ved valg av det til enhver tid «riktige» produktet. Ved «avvik» fra valg av første rangerte produktsortiment er det viktig at den (behandler/bestiller) som utskriver produkt, dokumenterer (i henvisning til behandlingshjelpemiddel) hvorfor lavere rangerte produkt er valgt, med en faglig begrunnelse. I den forbindelse er det behov for felles «kjøreregler» som ivaretar dette, og som er etterprøvbare.
Det er en viktig forutsetning at behandler/rekvirent har riktig kunnskap om de rangerte produktene innenfor hvert av de fem ulike delområdene. Det forutsettes at behandler/rekvirent er lojale mot rammeavtalen, og at punkt 2.1 i rammeavtalen er styrende for av type produkt.
Valg av rangerte produkter skal gjøres iht. følgende:
1. Nye brukere/pasienter
- Ut i fra en vurdering av brukers behov/behandling.
- Ut i fra vurderinger basert på produktets egenskaper.
2. Eksisterende brukere/pasienter:
- Dersom tilpasning av produkt er gjennomført i forrige avtaleperiode og produktet fortsatt er på avtale, kan man foreskrive samme type produkt som bruker har i dag.
- Dersom tidligere tilpasset/foreskrevet produkt ikke er på dagens avtale skal det gjennomføres ny tilpasning med produkter som er på avtale.
Krav til dokumentasjon for valg av ikke første rangerte produkt
I de tilfeller det velges produkter som ikke er første rangerte produkt skal følgende rutiner gjelde:
- Dokumentasjon med en faglig begrunnelse iht. punkt 1-2 i rammeavtalens avropsprosedyre ovenfor.
- Dokumentasjon skal være i form av en bemerkning i rekvisisjon/søknadsskjema som sendes fra behandler til BHM-enheter.
- Dokumentasjon gitt ovenfor skal lagres og være tilgjengelig på forespørsel fra Oppdragsgiver/Sykehusinnkjøp HF.
