Slik håndterte Sykehusinnkjøp covid-19-henvendelsene

Å finne de riktige leverandørene blant over 5800 henvendelser var en viktig suksessfaktor for å lykkes med å skaffe nok smittevernutstyr i forbindelse med covid-19-utbruddet. Her kan du lese om hvordan det skjedde.

​16. mars gikk Sykehusinnkjøp HF i rød beredskap. Dette innebar at hele organisasjonen ble rigget om til å bistå i arbeidet med å skaffe nok smittevernutstyr til sykehus og kommunehelsetjenesten over hele landet.

Ettersom faren for at det kunne bli en alvorlig spredning av covid-19 i Norge var kjent tidligere, startet Sykehusinnkjøp allerede i januar med å kartlegge med de ordinære avtaleleverandørene av smittevernutstyr: Hvor mye ville de ha mulighet til å levere?

Egen e-post

Svaret var at de ikke kunne garantere leveranser i det omfanget det ville være behov for i Norge, for å sikre beredskapen i møtet med det nye viruset. Derfor måtte man tenke nytt, og Sykehusinnkjøp startet å lete etter alternative kanaler og leverandører for å skaffe det nødvendige smittevernutstyret. Det ble derfor opprettet en egen kanal for nye leverandører, som ønsket å bidra.

6. mars ble det opprettet en egen e-postadresse, suppliercovid19@sykehusinnkjop.no. På denne adressen kunne nye leverandører komme i kontakt med Sykehusinnkjøp HF for å tilby sine tjenester.

– Vi opplevde umiddelbart en svært stor interesse utenfra for å bidra i arbeidet med å skaffe det nødvendige utstyret sykehusene trengte. Flere av henvendelsene førte til konkrete avtaleinngåelser, men mange gikk vi ikke videre med. Vi vil uansett gjerne takke alle som viste sin interesse, sier administrerende direktør Kjetil Istad i Sykehusinnkjøp.

– Vi har også hatt et godt samarbeid med Norway Health Tech og NHO. De har begge bidratt godt i arbeidet med å få nye leverandører på banen, legger han til.

400 daglige henvendelser

Per dags dato har antallet henvendelser steget over 5800. I den mest hektiske perioden i mars og april, kunne det komme opp mot 400 henvendelser per dag. Derfor ble det en stor jobb å sortere ut hvilke henvendelser som var de riktige å følge opp videre.

– På det aller mest hektiske hadde vi seks personer som bare hadde som oppgave å registrere og prioritere disse henvendelsene. Kanalen var avgjørende for at vi kom i kontakt med nye leverandører, som kunne levere varene det var behov for. Samtidig var det en betydelig jobb med å sortere mellom de seriøse og useriøse henvendelsene, forteller Øystein Roll, som ledet teamet som jobbet med å skaffe til veie smittevernutstyret. 

Strenge krav

For selv om det var et akutt behov for store mengder smittevernutstyr, var det helt nødvendig å sikre at utstyret som ble kjøpt inn holdt mål. Det stilles strenge kvalitetskrav til smittevernutstyret som skal benyttes på sykehusene. Dette er helt nødvendig for å beskytte personellet.

Kvalitetskravene, sammen med behovet for leveringssikkerhet, var de viktigste kriteriene som ble lagt til grunn for å velge ut de leverandørene man gikk videre med. Derfor endte også storparten av henvendelsene med å bli sortert bort.

– Ved over 5000 henvendelser er det mange aktører som nok følte at de ikke fikk de avtalene de ønsket med oss. I tillegg opplevde vi en del som må betraktes som svindelforsøk. Til vanlig jobber vi i en serøs bransje, med seriøse aktører og strenge kvalitetskrav. Derfor var det en ny opplevelse å bli presentert for falske og piratkopierte produkter, forteller Roll videre.

For å sikre kvaliteten på produktene, ble det også hentet inn eksperthjelp. Hos Forsvarets Forskningsinstitutt (FFI) på Kjeller satt de på akkurat den kompetansen det var behov for. Stikkprøver av alle nye leveranser blir testet i deres laber.

– FFI er det ledende miljøet på denne typen kompetanse i Norge, og var svært velvillig til å stille opp. Vi retter derfor en stor takk til dem, sier Istad.

Utviklet CRM-system

De mange henvendelsene fra tilbyderne gjorde at man så behov for å effektivisere dette arbeidet. Sykehusinnkjøps IT-avdeling begynte derfor å utvikle et eget CRM-system. CRM står for customer relationship management, og er et elektronisk system for å håndtere nettopp disse innkomne henvendelsene.

Da systemet var på plass i starten av april, kunne de potensielle leverandørene fylle ut et elektronisk skjema med opplysninger om hva de kunne bidra med. Disse ble kunne deretter sorteres og følges opp videre gjennom CRM-systemet. Dette gjorde at de som jobbet med å sortere henvendelsene, kunne jobbe mer systematisk og effektivt. Samtidig sikret det også bedre tilbakemeldinger til de mange som henvendte seg til Sykehusinnkjøp.

– Mange har måttet snu seg rundt, og jobbe på nye, mer effektive måter. I situasjoner som dette setter man ekstra stor pris på å styre en svært kompetent organisasjon, som klarer å tenke utvikling når det er på det aller mest hektiske, sier Kjetil Istad.

Arbeidet rundt covid-19-situasjonen har også gitt Sykehusinnkjøp en rekke nye erfaringer. Disse ønsker man nå å dra nytte av videre, også når arbeidssituasjonen normaliserer seg.

– Vi har nylig vedtatt en strategi for hvordan vi skal jobbe i foretaket fremover. Der er det primære målet å være en god tjenesteleverandør for helseforetakene. Og akkurat det har vi fått godt med mengdetrening i de siste månedene, avslutter Istad.