Slik jobbet Sykehusinnkjøp for å sikre vikarer under pandemien

Da grensene stengte under pandemien måtte det jobbes på høygir for å sikre at vikarene fikk komme til sykehusene.

​Koronaviruset og den påfølgende nedstengingen av Norge skapte store utfordringer for det norske helsevesenet. Mens sykehusene arbeidet med å håndtere viruset, jobbet de Sykehusinnkjøp for å sikre dem tilgang på varer og tjenester gjennom pandemien.​

Ikke bare tvang viruset frem ekstraordinære hasteanskaffelser, det gjorde også forvaltingen og oppfølgingen av mange avtaler mer krevende. Ett av avtaleområdene som har vært utfordrende er avtalen for lege- og sykepleiervikarer til helseforetakene. Her måtte de regionale helseforetakene og Sykehusinnkjøp jobbe på høygir for at vikarene skulle få komme til sykehusene.​

Mange fra Sverige og Danmark​​​​

Hvert år bidrar mange vikarer på sykehusene, særlig i ferieperioder. En del av disse vikarene kommer fra vikarbyråer i Danmark og Sverige, og pandemien forsterket behovet for disse vikarene i perioder da et stort antall egne medarbeidere var i karantene. Innreiserestriksjoner gjorde det derimot utfordrende for utenlandske vikarer å krysse grensen til Norge. 

Sykehusinnkjøp opprettet, i samarbeid med de regionale helseforetakene, et team for å bidra til å sørge for at vikarene fikk passere grensen. Bare i 2021 har teamet bidratt til grensepassering for 2.843 vikarer.

Sykehusinnkjøps vikar-team

Fra venstre til høyre: Ingelinn Mosand, Cathrine Nilssen, Kevin Jarleiv Hardy og Bergljot Mikkelsen

– Det mest tidkrevende og utfordrende har vært å holde oversikt over alle reglene for grensepassering fra utland til Norge og tilbake til den enkelte vikars moderland. Reglene ble hyppig endret, og «overvåking» av endringene var i perioder svært krevende. I begynnelsen hadde vi ikke kunnskap om innreiseregler, den måtte vi opparbeide oss, sier spesialkonsulent Bergljot Mikkelsen.

– Som om det ikke var vanskelig nok å holde orden på innreisebestemmelser, tolket sykehusene regelverket noe forskjellig i ulike perioder. Noen påla vikarer fritidskarantene, mens andre krevde en ukes full karantene før vikarene kunne ta opp arbeidet. Også dette måtte vi ha oversikt over, og vi endte opp med å formidle veldig mye informasjon til helseforetak, vikarleverandører og grensepolitiet, sier prosjektleder anskaffelser Cathrine Nilssen.​

Bidro ekstra ved akutte behov​​​

For å kunne yte nødvendig service for helseforetak og vikarbyråer opprettet teamet en vaktordning. Også i helger og ferier ble vikarer fortløpende meldt til grensepolitiet, informasjon sendt ut og spørsmål besvart. Ordningen fungerte godt nok til at helseforetakene etter hvert begynte å be om hjelp også for å få inn annet viktig personell til landet, for eksempel kritisk teknisk servicepersonell.

Teamet bidro også ekstra ved akutte vikarbehov, som da oppblomstring av smitte i Tromsø skapte mangel på personell på sykehjem, og tilsvarende da Hammerfest sykehus måtte redusere aktiviteten da medarbeidere ble smittet eller var i karantene.

–  Den jobben som Sykehusinnkjøp gjorde rundt grensepasseringene var til god hjelp slik at vi fikk sendt av gårde den korrekte dokumentasjonen som til enhver tid var nødvendig for å få våre ansatte over grensa, sier Sigrid S. Jensen, rådgiver personal og organisasjon fra Finnmarkssykehuset.

– Vi er glade for at vi har klart å støtte mange tiltak for å sikre vikarene god ankomst til Norge. Det har vært mulig gjennom tett samarbeid med de regionale helseforetakene, de enkelte helseforetakene og leverandørene som har strukket seg langt for å få til et så godt samspill som mulig. Sammen har vi sørget for at vikarene har kommet frem til helseforetakene.  Mange av tiltakene som er gjennomført av Sykehusinnkjøp har avlastet helseforetakene på en god måte, sier Bergljot Mikkelsen.

– Det har vært mye arbeid, og vi har vært slitne. Men skulle en liknende situasjon oppstå igjen vil vi raskt kunne ta opp igjen arbeidet. Nå har vi både erfaring og effektive rutiner på plass for dette, og er godt rustet for fremtiden, sier Cathrine Nilssen.

Teamet besto av:​​​

  • Bergljot Mikkelsen, spesialkonsulent, divisjon nasjonale tjenester
  • Cathrine Nilssen, prosjektleder anskaffelser, divisjon nasjonale tjenester
  • Ingelinn Mosand, prosjektleder, divisjon nasjonale tjenester
  • Kevin Jarleiv Hardy, rådgiver innkjøp, divisjon nasjonale tjenester
  • Mads Brasøy Sætrum, prosjektleder, divisjon nasjonale tjenester