Personvern

Sykehusinnkjøp behandler personopplysninger som en del av driften. Vi er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysningene som blir beskrevet i denne erklæringen. Vi vil her gi en gjennomgang av hva slags personopplysninger vi lagrer og hvordan vi behandler dem. Du får også en oversikt over hvilke rettigheter du har etter personvernregelverket.

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det er viktig at du vet hva slags personopplysninger vi i Sykehusinnkjøp behandler om deg, slik at du kan ivareta rettighetene dine etter personvernlovgivningen. I denne erklæringen kan du lese mer om når og hvordan vi behandler personopplysninger om deg.

Når samler Sykehusinnkjøp inn personopplysninger om deg?

Vi behandler opplysninger om deg i følgende tilfeller:

Du har sendt oss en henvendelse
Du er jobbsøker
Du er en samarbeidspartner i et helseforetak, for eksempel via bruk av innkjøpsportalen, reklamasjonsportalen eller deltakelse i en offentlig anskaffelse.
Du er tilbyder i en anbudsprosess, for eksempel ved å vise interesse eller gi tilbud i en offentlig anskaffelse.
Du er leverandør i en avtale som forvaltes av Sykehusinnkjøp, for eksempel ved bruk av leverandørportalen
Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven
Du har meldt deg på et arrangement eller en aktivitet hos oss
Du er journalist og har tatt kontakt med oss
Du besøker hjemmesiden vår

Vi kan også motta opplysninger om deg fra andre i følgende tilfeller:

Vi mottar opplysninger om deg fra samarbeidspartner i helseforetak, tilbyder eller leverandør
Sykehusinnkjøp vil i forbindelse med sin daglig drift kunne produsere personopplysninger om deg. Dette er for eksempel dokumenter som utarbeides som en del av saksbehandlingen der dine personopplysninger er en del av disse.
En jobbsøker har oppgitt deg som referanse

Vi bruker eksterne leverandører til å drifte og vedlikeholde våre interne IT-tjenester, som e-post, arkivsystem og videokonferanse. For mer informasjon kan du ta kontakt med personvernombudet (personvernombudet@sykehusinnkjop.no) eller support hos Sykehusinnkjøp (support@sykehusinnkjop.no)

Vi behandler blant annet kontaktinformasjon og annen nødvendig informasjon for å løse oppgavene våre. Dette kan inkludere navn, arbeidssted, stilling og opplysninger om arbeidsforhold.

E-post

Vi bruker e-post for effektiv kommunikasjon både internt og eksternt i saksbehandling og andre oppgaver.

Vi ber om at du ikke sender særlige kategorier personopplysninger (for eksempel helseopplysninger) ukryptert per e-post. Les mer om kryptering på nettsidene til Datatilsynet.

Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare for å sikre integriteten, konfidensialiteten og tilgjengeligheten i systemene våre som behandler personopplysninger. Behandlingsgrunnlaget vårt for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Vi har en rettslig plikt til å sikre informasjonssikkerhet etter personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav f og 32.

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos Sykehusinnkjøp, behandler vi opplysninger om deg for å vurdere søknaden din. Dette inkluderer informasjon fra søknad, CV, vitnemål og attester, samt eventuelle intervjuer og referansesamtaler.

Formålet med behandlingen er å gjennomføre gode rekrutteringsprosesser i tråd med gjeldende regelverket.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Den gir oss hjemmel til å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak du har bedt om før vi inngår en avtale.

Dersom vi gjennomfører undersøkelser utover informasjonen du har oppgitt, for eksempel ved å kontakte en attestutsteder som ikke er oppført som referanse, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Dette gir oss hjemmel til å behandle opplysninger som er nødvendige for å verifisere dokumentasjon og informasjon du har gitt.

Du behøver ikke å dele særlige kategorier av personopplysninger for eksempel helseopplysninger i søknaden din eller på intervju. Vi har imidlertid plikt til å kalle inn minst én søker med funksjonsnedsettelse til intervju, jf. forskrift til lov om statens ansatte mv. § 6 (lovdata.no). Dersom du oppgir i søknaden at du for eksempel har en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet, er behandlingsgrunnlaget vårt for disse opplysningene personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, at behandlingen er nødvendig for å etterleve en rettslig forpliktelse, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav b, at behandlingen er nødvendig for at vi kan oppfylle våre forpliktelser på området arbeidsrett i tråd med loven.

I andre tilfeller er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke), jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket. At du trekker samtykket, vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Søkerlister og innstillinger, samt stillingssøknader på avdelingsdirektørnivå, overføres til saks- og arkivsystemet vårt og oppbevares i tråd med arkivlovgivningen (se kapittel 3).

Dine rettigheter

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.

Les mer om retten til innsyn i datatilsynet sine nettsider

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger i datatilsynet sine nettsider

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.

Les mer om retten til sletting i datatilsynet sine nettsider

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Les mer om retten til begrensning i datatilsynet sine nettsider

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i oppgavene våre eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på behandlingen av opplysninger om deg.

Les mer om retten til å protestere i datatilsynet sine nettsider

Dataportabilitet

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å få overført opplysningene dine til deg selv eller til en annen behandlingsansvarlig.

Kontakt

For henvendelser knyttet til behandling av personopplysninger som Sykehusinnkjøp er ansvarlig for kan du ta kontakt med personvernombudet i foretaket på følgende e-post: personvernombudet@sykehusinnkjop.no